ЭДО для ИП: как подключить

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой обмен документами в электронном формате. Он аналогичен обычному бумажному документообороту, но при этом занимает гораздо меньше времени.

Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.

Все документы в ЭДО должны быть подписаны электронной подписью — цифровым аналогом обычной подписи, который показывает, кто и когда подписал документ.

Существует три типа электронной подписи:

• Простая (ПЭП) — это, например, логин и пароль. Подходит только для внутренних документов: служебок, заявлений, локальных актов. Для юридически значимых документов не используется.
• Усиленная неквалифицированная (УНЭП) надежнее, чем ПЭП. Выдается удостоверяющими центрами или бесплатно на «Госуслугах». Применяется для актов, договоров, первички и кадровых документов. Можно использовать и в ЭДО с контрагентами, но нужно заключить отдельное соглашение.
• Усиленная квалифицированная (УКЭП) — самый безопасный и универсальный вариант, приравнивается к ручной подписи. Выдается только аккредитованными центрами.

Для индивидуальных предпринимателей УКЭП нужна для:

• обмена документами с контрагентами,
• сдачи отчетности (ФНС, СФР, Росстат),
• работы с государственными системами и участия в торгах,
• регистрации онлайн-касс.

ИП может делегировать подписание документов сотрудникам — через машиночитаемую доверенность (МЧД).

Электронный документооборот (ЭДО) упрощает бизнес-процессы: позволяет быстро обмениваться документами с контрагентами без затрат на печать и доставку. Документы не теряются, хранятся в электронном архиве и легко находятся, а количество ошибок при заполнении минимально.

Также ЭДО облегчает взаимодействие с госсистемами и контролирующими органами, а еще расширяет круг партнеров — все больше компаний отказываются от бумаги в пользу цифрового формата.

В ряде случаев ЭДО для индивидуальных предпринимателей обязателен, вне зависимости от системы налогообложения:

• Маркированные товары — обувь, одежда, молочные продукты и некоторые другие категории товаров. Информацию о них нужно передавать в систему «Честный ЗНАК» через оператора ЭДО.
• Продукция животного происхождения — мясо, рыба, птица. Сопроводительные документы передаются в электронном виде через систему «Меркурий».
• Прослеживаемые товары — импортная техника и детские товары. Отчетность также ведется через ЭДО.
• Участие в госзакупках — требует обязательного электронного документооборота через ЕИС.

• Документы для контрагентов — договоры, допсоглашения, счета-фактуры, УПД, накладные.
• Кадровые — приказы, заявления, служебные записки, локальные акты.
• Отчетность ИП — декларации (НДС, УСН, 3-НДФЛ), уведомления, заявление на патент, форма 1-предприниматель, отчеты по прослеживаемым товарам.
• Отчетность по сотрудникам — РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1, персонифицированные данные.
• Транспортные документы — путевые листы, накладные, заявки.

В сервисе Saby доступно более 50 шаблонов документов, а бумажные экземпляры можно оцифровать — программа распознает и преобразует их в электронный формат.

1. Определить, какие задачи нужно будет решать с помощью ЭДО.
2. Получить электронную подпись, если ее еще нет.
3. Выбрать оператора ЭДО и подходящий способ работы: через браузер, приложение, программу или с интеграцией в учетную систему.
4. Запустить электронный обмен документами.

ИП может выбрать, как будет работать с электронными документами. Самый простой способ — через сайт или мобильное приложение, без установки дополнительных программ. Документы будут доступны с любого устройства: телефона, планшета или компьютера.

Если предприниматель уже пользуется своей учетной системой и не хочет переключаться на другую, можно настроить интеграцию. Она позволяет обмениваться документами напрямую из привычной программы, автоматически загружая и отправляя их.

В Saby есть готовые решения для популярных учетных и складских систем, а при необходимости можно подключить интеграцию через API.

Если контрагенты ИП используют другого оператора ЭДО, потребуется настроить роуминг. Он обеспечивает быстрый и стабильный обмен документами между разными системами, как будто оба участника работают у одного оператора. 

Перед выбором сервиса важно убедиться, что он поддерживает роуминг. В Saby, например, можно бесплатно настроить роуминг со всеми крупными операторами. Подробнее мы писали в статье: «Роуминг в СБИС: как настроить обмен документами через Saby Docs».

При выборе сервиса ЭДО предпринимателю важно оценить, какие задачи он сможет решить с его помощью. Обычно обращают внимание на тарифы, функциональность, наличие бесплатного периода. Но многое зависит и от сферы бизнеса.

Например, в Saby доступны:

• Создание и отправка любых документов, включая скан-копии — сервис сам их распознает.
• Облачное хранилище с гибким доступом — например, бухгалтеру только к кадровым документам.
• Роуминг для обмена с контрагентами на других операторах.
• Удобная работа через веб-интерфейс, мобильное приложение, а также отправка документов на email и в мессенджеры.
• Интеграция с учетной системой.
• Круглосуточная поддержка.
• Доступные тарифы — от 4 руб. за документ.

Начните работать с ЭДО уже сегодня. Подключите Saby, чтобы обмениваться документами быстро, удобно и без лишних затрат. Получите подробную консультацию по телефону +7 (909) 282-50-95 либо по форме ниже.