Электронный документооборот: быстро, надежно, эффективно

АО «Теплоэнерго» — крупнейший нижегородский поставщик тепла.

Количество сотрудников: более 1000.

Количество контрагентов, работающих в СБИС: более 4000, из них около 100 – с географией по всей России. Среди них – и юридические, и физические лица.

Участники документооборота: более 100 – руководители, сотрудники управления по работе с потребителями (выставление счетов, прием обращений), сотрудники юридического отдела, бухгалтерия, специалисты. Причем число пользователей постоянно растет.

Запрос на исходящий ЭДО: повысить скорость и качество взаимодействия с контрагентами, снизить поток запросов в центр обслуживания клиентов.

Запрос на входящий ЭДО: прием обращений от потребителей, прием актов технической готовности перед пуском тепла, оперативное проведение сверок взаиморасчетов.

Специфический запрос компании-поставщика тепла организациям и населению: расчеты в компании происходят ежемесячно. В момент подготовки объектов к пуску тепла в период с августа по октябрь с ДУКами и ТСЖ идет обмен актами технической готовности. Перевести весь объем документации в электронный вид также было важной задачей. «Теплоэнерго» был необходим дополнительный инструмент для снижения затрат на отправку и получение документации, ускорения и оптимизации этого процесса.

К тому же, на основании подтвержденных (полученных) комплектов электронных документов юридический отдел стал более оперативно взыскивать задолженность с неплательщиков.

Для реализации электронного документооборота было выбрано решение СБИС ЭДО от компании «Лад», так как:

1. Часть подразделений АО «Теплоэнерго» уже работали с этим инструментом, интерфейс программы был привычен и понятен;

2. Обеспечивалась работающая интеграция с 1С;

3. Большое количество контрагентов использовали СБИС;

4. Устраивала стоимость внедрения решения.

Еще одно преимущество сотрудничества с «Лад» – сопровождение: клиент не остается один на один с системой после тестового или демонстрационного периода, что является распространенной практикой на рынке. Были выявлены потребности предприятия, особенности автоматизации процессов и изучены корпоративные правила. Предложено решение по интеграции систем и процессов, которые первыми переведены в электронный вид. Техподдержка реализована в круглосуточном режиме.

Основная сложность заключалась в технической стыковке. У «Теплоэнерго» есть несколько баз, где ведутся расчеты и учет ответов на обращения. Их необходимо было синхронизировать, а также учесть требование юротдела, который настаивал на подписании предварительного соглашения о переходе на ЭДО – обмен документами должен был впоследствии идти только на основании этого признака.

Так как подразделения организации территориально распределены, требовалось обеспечить техническую защиту информации.

Внедрение ЭДО на предприятии заняло полгода, не считая последующих доработок для увеличения объемов отправок.

Летом 2016 года АО «Теплоэнерго» совместно с «Лад» провело ряд встреч с ДУКами и ТСЖ, объясняя преимущества перехода на электронный документооборот и оптимальных способах подключения к СБИС ЭДО.

Переход на ЭДО был постепенным, в первую очередь решалась задача перевода бюджетных организаций, ДК, ТСЖ, далее – юрлиц и собственников помещений.

Полный переход реализован в течение двух лет с начала технической стыковки.

Если у вас есть вопросы по нюансам данного кейса или вы хотите подключить к ЭДО вашу компанию, позвоните по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95 или закажите обратный звонок. Мы обязательно поможем.