Как перейти на электронную транспортную накладную (ЭТрН)

Она нужна, чтобы отслеживать грузы и управлять ими при транспортировке. Накладные оформляются в бумажном либо в электронном виде. Сейчас цифровой формат применяется на добровольных началах, однако со следующего года он станет обязательным для всех участников рынка.

Электронная транспортная накладная — это документ, составляемый сторонами в цифровом виде для оформления перевозки грузов. С помощью накладной подтверждается факт заключения договора и все расходы, связанные с перевозкой.

ЭТрН содержит информацию:

• обо всех участниках перевозки, об условиях перевозки и о самом грузе;
• о правилах сдачи груза при отправке;
• о правилах приема груза при получении.

Все больше компаний переходят на использование электронных транспортных накладных. Это происходит по нескольким причинам:

1. Сокращение издержек на бумажную документацию. Все процессы отслеживания и управления грузами становятся автоматизированными. Это освобождает сотрудников компаний от рутинной работы по заполнению и обработке бумажных накладных и позволяет сосредоточиться на более важных задачах.
2. Повышение прозрачности и точности данных об отправлениях. Электронные накладные позволяют отслеживать перемещение груза в реальном времени, благодаря чему компании могут оперативно реагировать на возможные задержки или проблемы в доставке. Это также улучшает обслуживание клиентов и повышает уровень доверия к компании.
3. Экологическая составляющая. Использование меньшего количества бумаги снижает нагрузку на окружающую среду.
4. Соблюдение стандартов, установленных законодательством. Переход на электронные накладные предусмотрен во многих странах, поэтому их использование уже сейчас обязательно для бизнеса, занимающегося международной логистикой.

Требование введено для повышения прозрачности процессов в сфере перевозок. В будущем планируется реализовать бесшовное применение цифровых перевозочных документов для международных перевозок через стыковку российского стандарта с е-CMR.

Постановление Правительства от 21 декабря 2020 года № 2200 предписывает компаниям составлять и обмениваться всеми перевозочными документами (в том числе транспортной накладной) в электронном виде.

Документы передаются через специализированную государственную информационную систему — ГИС ЭПД, которая контролируется Министерством транспорта. Подробнее о порядке работы прописано в постановлении Правительства от 21 мая 2022 года № 931.

Информация направляется в ГИС через операторов ЭДО, соответствующих установленным требованиям Минтранса.

Формат электронной накладной (XML-файл) разработан налоговой и утвержден ее приказом от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@.

Новые правила распространяются на всех участников грузоперевозок:

• грузоотправителей — оптовые фирмы, поставщики, изготовители;
• транспортные, логистические и экспедиторские организации;
• грузополучателей (например, торговые сети).

При этом есть исключения, когда электронный формат не понадобится:

• Продавец доставляет товар самостоятельно, без участия грузоперевозчика;
• Грузополучатель получает товар на складе продавца и перевозит его своим транспортом.

1. Грузоотправитель создает ЭТрН в учетной системе, заверяет свой раздел квалифицированной электронной подписью и передает его через оператора в ГИС ЭПД. Оператор проводит проверку документа на ошибки.
2. Далее ЭТрН поступает перевозчику и получателю.
3. Водитель использует свое мобильное устройство и простую ЭП, чтобы подтвердить прием груза.
4. Перевозчик заверяет ЭТрН квалифицированным сертификатом.
5. После приемки груза получатель также заверяет соответствующий раздел накладной КЭП. Водитель использует ПЭП, чтобы подтвердить передачу товара.
6. Сотрудник транспортной компании подписывает раздел перевозчика КЭП.

В форму включено восемь файлов обмена (титулов):

• четыре заполняются всегда. Они отражают главные условия: погрузку и выгрузку.
• два могут заполняться, если стороны договорились об использовании накладной как первичного учетного документа, чтобы не составлять УПД;
• два нужны для случаев переадресации, смены водителя либо транспорта.

Главное преимущество состоит в сокращении времени, необходимого на обмен документами.

При формировании перевозочной документации на бумаге обмен между сторонами может занимать длительное время. При этом в отсутствие подписанных всеми участниками документов транспортная компания не сможет выставить счет на оплату услуг в адрес заказчика. В связи с этим платеж может быть задержать на срок более одного месяца.

Компании-перевозчики, которые уже внедрили электронный формат перевозочных документов, получают оплату за свои услуги на 20 дней быстрее, чем бизнес, ведущий документооборот на бумаге.

Рекомендуем заранее подготовиться к введению электронной транспортной накладной, поскольку для этого придется перестроить внутренние бизнес-процессы.

Перейти на ЭТрН удобно вместе со СБИС. Для этого необходимо приобрести одну из лицензий ЭДО СБИС. Программа позволяет создавать электронные транспортные накладные и обмениваться ими в полном соответствии с требованиями закона.

Все операции выполняются за несколько кликов. Подробнее о том, как сформировать электронную накладную в СБИС, читайте в отдельной статье.

Учитывая изложенное, переход на электронные транспортные накладные становится все более актуальным и важным для современных компаний. В перспективе это поможет сократить издержки и повысить прозрачность процессов перевозок.

Если вам нужна помощь с переходом на ЭДО, обращайтесь к нам. Заполните форму ниже или позвоните по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95. Мы поможем выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса и ответим на все вопросы.