Когда нужно перейти на электронные транспортные накладные

Правительство внесло значительные изменения в процесс обмена электронными документами в сфере логистики и транспортировки грузов.

Новые правила изложены в постановлении от 01.06.2024 № 753. С ними можно ознакомиться на онлайн-портале нормативных актов. Это важный шаг в развитии цифровой документации и упрощении процессов логистики.

Обязательное использование электронных перевозочных документов пока не введено, но участники перевозок вправе перейти на цифровой формат по своему желанию.

Согласно правилам в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) необходимо направлять электронные:

• договоры перевозки груза,
• транспортные накладные,
• дорожные ведомости,
• квитанции о приеме груза для перевозки.

Передаче подлежат также сведения, содержащиеся в них. В правилах подробно описан порядок такого предоставления. Направлять данные нужно с момента формирования файлов в форматах, утвержденных налоговой.

Это обеспечит централизованное хранение и обработку данных, повышая эффективность и прозрачность логистических процессов.

Система будет проводить проверку:

• Формата. Файлы обмена будут подвергаться проверке на соответствие формату, утвержденному налоговой. Это гарантирует стандартизацию и согласованность в обмене информацией.
• Уникального идентификатора документа. Важным аспектом новых правил является проверка уникальности идентификатора, что предотвращает дублирование информации.
• ЭП. Для обеспечения безопасности будет проводиться проверка используемых при подписании ЭП, что гарантирует подлинность.
• Идентификатора оператора ИС. Он должен соответствовать значению из соответствующего реестра.
• Соблюдения последовательности получения файлов обмена от участников.

Взаимодействие участников информационного обмена будет осуществляться с соблюдением принципов обеспечения конфиденциальности, что будет гарантировать защиту коммерческой информации и данных.

Новые правила начнут действовать с 1 сентября 2024 года. Это дает участникам рынка достаточно времени для подготовки и адаптации.

1. Необходимо получить квалифицированную ЭП. Можно использовать уже имеющуюся подпись, которая выдана УЦ из сети доверия ФНС.
2. Потребуется подготовка вашего компьютера к работе с ЭДО. С этим поможет мастер настройки.
3. Войдите в личный кабинет СБИС. Используйте любой удобный способ: по телефону, ЭП, логину и паролю, через мобильное приложение, плагин или стороннюю площадку.
4. Настройте СБИС для работы с ЭТрН. На этом этапе понадобится предоставить право подписи документов сотрудникам, которые участвуют в данном бизнес-процессе и настроить участникам права доступа.

СБИС поддерживает работу с ЭТрН актуального формата и передачу данных в ГИС ЭПД.

Все данные, передаваемые в ГИС ЭПД, проходят проверку на соответствие установленным стандартам и правилам. Кроме того, участники документооборота подписывают накладную на каждом этапе с использованием квалифицированных ЭП или мобильных ЭП.

Важным аспектом является возможность отправки ЭТрН из СБИС контрагентам, использующим услуги оператора ЭДО Такском. Это позволяет совершать беспрепятственный обмен документацией и обеспечивает гибкость в работе с различными партнерами.

Используя транспортные накладные в цифровом виде, компании могут значительно улучшить эффективность своих логистических процессов и обеспечить более быструю и надежную доставку товаров.

Подробнее о работе с ЭТрН в СБИС мы рассказывали в отдельной статье.

В СБИС есть весь необходимый функционал для перехода на ЭДО в сфере грузоперевозок. Если у вас остались вопросы, звоните по телефонам: +7 (903) 043-36-66, +7 (909) 282-50-95 или заполните короткую форму ниже.