МЧД для ЭДО: как оформить, подписать и использовать

Машиночитаемая доверенность представляет собой доверенность в электронном виде. Она обладает такой же юридической силой, что и аналогичный документ, оформленный на бумажном носителе.

Компания или предприниматель оформляют МЧД на сотрудника, если планируется, что он будет работать в ЭДО от их имени. Представителем может выступать любой работник.

С 1 сентября 2023 года работники обязаны использовать доверенность в электронной форме и свою личную электронную подпись, когда передают цифровые документы деловым партнерам или в госорганы. Бизнес передает сведения о таких доверенностях в специальный реестр ФНС (ЦПРР ФНС).

Действующие ЭП старого образца, которые содержат данные и физлица, и организации-работодателя, будут работать в течение переходного периода — до сентября 2024 года.

Чтобы сформировать МЧД, необходимо соблюдать требования Минцифры:

• формат файла xml;
• подписание МЧД усиленной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо ИП с соблюдением форматов.

Также установлены требования к содержанию МЧД. Она обязательно должна включать информацию о доверителе, представителе, дату, срок действия, перечень полномочий и некоторые другие данные.

Для правильного отображения полномочий лица используется специальный классификатор. Каждому полномочию соответствует свой идентификатор. Если полномочие отсутствует в классификаторе, его допустимо внести словами.

1. На официальных сайтах ведомств. Например, такую опцию предоставляет налоговая, Социальный Фонд России, Центральный банк РФ. Этот вариант подойдет для взаимодействия с данными ведомствами.
2. Через личный кабинет на портале Госуслуг. Этот вариант доступен организациям.
3. Удобнее всего сформировать МЧД для ЭДО в сервисах оператора ЭДО. Например, это легко можно сделать в СБИС.

28 марта 2023 года ФНС опубликовала единый универсальный формат электронной доверенности — 003 (EMCHD). Он подходит для электронного документооборота с контрагентами и госорганами.

Формат поддерживает все необходимые опции для ЭДО: передоверие, возможность выпуска доверенности от нескольких доверителей или нескольким представителям и другое.

СБИС позволяет оформить доверенность в электронном виде с нуля, подписать ее и добавить в реестр ФНС, а также хранить всю информацию о выпущенных МЧД компании. Машиночитаемая доверенность в ЭДО для пользователей СБИС работает в полном объеме.

Для всех пользователей, у которых подключен электронный документооборот СБИС, в рамках лицензии предусмотрен выпуск и регистрация 5 (пяти) бесплатных МЧД.

Для новых клиентов подключение к ЭДО составляет от 850 руб. в год.

При работе в ЭДО работник заверяет документ своей ЭП физического лица и прикрепляет к нему МЧД.

Такое решение каждая компания принимает самостоятельно. Если в уставе и внутренних актах не прописана обязательность электронной доверенности для внутреннего документооборота, тогда ее можно не использовать.

Если речь идет о кадровом ЭДО, а документы от имени работодателя подписывает его представитель, тогда МЧД обязательна.

Одним из ключевых преимуществ машиночитаемой доверенности является ее удобство. Благодаря автоматизированному процессу обмена данными, участникам обмена необходимо лишь подтвердить свою личную идентификацию, а все остальное происходит автоматически. Это значительно упрощает и ускоряет процесс заключения сделок и соглашений, а также позволяет минимизировать количество ошибок и несоответствий.

Еще одним важным аспектом является безопасность машиночитаемой доверенности. Поскольку все данные об обменах хранятся в электронном виде, риск их потери или порчи сведен к минимуму. Более того, использование определенных алгоритмов шифрования гарантирует конфиденциальность и защиту информации, что делает машиночитаемую доверенность надежным и безопасным средством обмена документами.

В заключение отметим, что машиночитаемая доверенность в электронном документообороте — это инновационный и перспективный инструмент, который с каждым годом будет все шире применяться. Удобство использования, высокая степень безопасности и потенциал для дальнейшего развития делают эту технологию важным элементом современного виртуального мира.

Мы поможем вам подобрать, подключить и настроить работу ЭДО, а также других сервисов СБИС. Обращайтесь к нашим специалистам по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95 или просто оставьте заявку на сайте. Мы на связи.