Путевые листы в 2026 году: изменения, образец и правила заполнения

С 1 сентября 2026 года все юридические лица и индивидуальные предприниматели, занимающиеся грузовыми и пассажирскими перевозками в РФ, обязаны перейти на электронные транспортные документы. По сути это кардинальная смена принципов документооборота в логистике.

Путевой лист представляет собой первичный документ, подтверждающий факт передвижения автотранспорта и водителя при грузоперевозке или пассажирской перевозке. На его основании бизнес может:

• отследить фактический километраж;
• подтвердить цель поездки и график работы водителя;
• обосновать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ);
• подтвердить начисление заработной платы водителю.

Кто может требовать путевой лист:

• Инспектор ГИБДД. При перевозке груза или пассажиров водитель обязан предъявить путевой лист, транспортную накладную и разрешительные документы (п. 2.1.1 ПДД РФ).
• ФНС. Чтобы подтвердить расходы на ГСМ и зарплату водителя в налоговом учете.
• Роструд. Как документ, подтверждающий рабочее время водителя и порученные ему обязанности (например, при трудовом споре).

Какими документами регулируется работа с ЭПЛ:

• Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 — утверждает состав сведений и правила оформления.
• Устав автотранспорта.

Главный нормативный акт, запустивший внедрение электронных путевых листов, — это Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Он внес ключевые изменения в два базовых закона:

• ФЗ-87 «О транспортно-экспедиционной деятельности» — закрепил юридическую силу цифровых перевозочных документов.
• ФЗ-196 «О безопасности дорожного движения» — обязал перевозчиков применять электронный формат для путевых листов.

Согласно новым правилам, все транспортные документы постепенно переводятся в «цифру». Самые массовые из них — транспортная накладная (ЭТрН) и путевой лист (ЭПЛ). Более детально про ЭТрН вы можете узнать в отдельном материале: «СБИС: электронные транспортные накладные».

ЭПЛ представляет собой целый комплекс из шести xml-документов (титулов). Такие титулы отдельно подписывается ответственным лицом и направляются в госсистему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). При этом все титулы связаны одним уникальным идентификатором рейса.

Технические требования к формату:

• Все титулы создаются в формате xml по стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2025.
• Для подписания используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная (УНЭП), сформированная в «Госключ».

1. Подключение к ГИС ЭПД

Для этого нужно выбрать оператора электронного документооборота, который прошел аккредитацию Министерства транспорта. Например, Saby (СБИС) — сервис, полностью интегрированный с ГИС ЭПД и поддерживающий обмен документами в контролирующими органами.

2. Оформление электронных подписей для персонала

• УКЭП для директора и диспетчера следует оформить через удостоверяющий центр.
• УНЭП для водителей и механиков можно формировать через приложение «Госключ» (без личного визита в УЦ).

3. Регистрация в системе

В ЛК оператора необходимо внести:

• VIN-коды автомобилей;
• информацию о водительских правах;
• действующие медицинские справки (важно следить за их сроками).

4. Заполнение и отправка ЭПЛ

1. Сначала диспетчер формирует титул 1.
2. Далее водитель проходит медосмотр — формируется титул 2.
3. После этого механик проверяет техническое состояние транспортного средства, что отражается в титуле 3.
4. Перед выездом оформляется титул 4 (показания одометра вносятся вручную или загружаются через Bluetooth-датчик).
5. После возвращения создается и заполняется титул 5.
6. Титул 6 (если необходим) загружается в течение двух часов после завершения рейса.

Таким образом, оформление ЭПЛ — это достаточно длинный и трудоемкий процесс, а ошибки могут привести к простоям и штрафам. Saby (СБИС) автоматизирует работу с ЭПЛ и отправляет данные в ГИС ЭПД. Все в одном окне — быстро, без ошибок и лишних движений.

Переход на цифровой формат также дает бизнесу такие преимущества:

• Снижение рисков — каждое действие фиксируется, невозможно подделать результаты медосмотра и техосмотра.
• Оптимизация маршрутов — программа проводит анализ пробега и предлагает самые эффективные пути.
• Прозрачность для клиентов — возможность предоставить заказчику детальный отчет по рейсу с подписями и отметками времени.
• Скидки на страховку — некоторые страховые компании дают скидки до 15% на КАСКО и ОСАГО перевозчикам, которые работают с ЭПЛ.

По общим правилам путевой лист формирует организация/ИП — собственник или владелец транспортного средства при перевозке грузов, пассажиров (включая такси), багажа или при предоставлении автомобиля в аренду с экипажем.

Особые случаи:

• Если компания сдает автомобиль в аренду без экипажа, оформлять путевой лист она не обязана — это делает сам арендатор.
• Самозанятые перевозчики такси, не имеющие статуса ИП, также обязаны формировать путевые листы.

Чтобы успеть без аврала внедрить электронные путевые листы к обязательному сроку, выполните следующие шаги:

1. Определитесь с аккредитованным оператором ЭДО — например, СБИС.
2. Оформите УКЭП для руководителя и диспетчера.
3. Подключите водителей к приложению «Госключ» для формирования УНЭП.
4. Зарегистрируйте автомобили в ГИС ЭПД через ЛК оператора.
5. Отладьте процессы на пробном запуске — 2–3 автомобиля.
6. Обучите сотрудников работе с новой системой.

Компании, которые начнут переход заранее, успеют не только внедрить, но и отладить все процессы транспортного электронного документооборота к осени. Откладывать все на последние недели рискованно: возможны технические сбои, очереди в УЦ и ошибки при знакомстве с новой системой.

Saby (СБИС) — это аккредитованный оператор ЭДО, который полностью готов к работе с ГИС ЭПД. Решение позволяет:

• Формировать и подписывать ЭПЛ.

• Автоматически проверять заполнение всех обязательных реквизитов — это снижает риск ошибок до минимума.

• Интегрироваться с 1С и другими учетными системами.

• Получать автоматические отчеты по пробегу, расходу топлива и простоям.

• Предъявлять QR-код инспекторам ГИБДД прямо с мобильного устройства водителя.

Начните переход на ЭПЛ уже сегодня. Оставьте заявку на подключение к Saby (СБИС) ниже или позвоните по телефону +7 (909) 282-50-95. Наши специалисты проконсультируют вас и помогут выбрать тариф.