Как оптимизировать работу с документами с помощью СБИС

Бухгалтеры ежедневно сталкиваются с большим объемом бумажных и электронных документов. Одним из самых трудоемких процессов является их обработка — от сканирования до ввода данных в систему.

Сервис Saby позволяет распознавать бумажные документы, такие как УПД, ТОРГ-12, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и счета на оплату. Это идеальный инструмент для оптимизации документооборота в бухгалтерии, который избавляет от необходимости вручную вводить данные с бумажных носителей.

Как это работает?

1. Загрузите скан или фотографию документа в соответствующий раздел — «Поступление», «Реализация», «Счет» или «Документы/Разобрать» в мобильном приложении Saby Docs.
2. Система автоматически распознает тип документа, организацию, номенклатуру и создаст электронную версию.

Вы можете загружать документы в форматах JPEG (несколько файлов) или PDF (один многостраничный файл). Для этого используйте мобильное устройство, компьютер или буфер обмена.

Для корректного распознавания важно, чтобы документ был хорошо виден на скане. Вот несколько рекомендаций:

• Сканируйте документ в хорошем качестве, чтобы система могла точно считать данные.
• Убедитесь, что документ полностью помещается на странице, и все реквизиты четко видны.
• Если это многостраничный документ, используйте формат PDF для его загрузки.

Подробнее о распознавании документов читайте в отдельной статье.

Когда документ будет распознан, важно проверить и сопоставить его данные с вашим внутренним каталогом товаров и услуг. Это поможет избежать ошибок при проведении операций и улучшить точность учета.

1. Сравнение реквизитов: система выделит все элементы, которые могут быть неправильно интерпретированы. Вы сможете легко сравнить их с оригинальными данными.
2. Сопоставление с каталогом: если какие-то позиции не совпадают с вашим каталогом, они будут выделены серым цветом. Вы можете вручную сопоставить эти наименования с нужными элементами каталога.
3. Проведение операции: когда все данные будут сверены и сопоставлены, просто нажмите «Провести» для завершения процесса. Saby определит статью и счет затрат для переноса услуги в расходы.

1. Скорость обработки: загрузка и распознавание документов занимает минимальное время. Это позволяет бухгалтеру сосредоточиться на более важных задачах, а не тратить время на ввод данных вручную.
2. Минимизация ошибок: автоматическое сопоставление данных с каталогом помогает избежать ошибок, которые могут возникнуть при вводе информации вручную.
3. Удобство работы: все документы хранятся в электронной форме, что упрощает доступ к ним и повышает эффективность работы с документами.

Работа с документами — неотъемлемая часть работы бухгалтера, но с помощью сервисов СБИС можно значительно упростить и ускорить этот процесс. Распознавание документов, автоматическое сопоставление данных с каталогом и минимизация ошибок — все это помогает экономить время и силы. 

Если вы хотите повысить эффективность своей работы и уменьшить рутинные задачи, стоит обратить внимание на эти инновационные инструменты. Получите более подробную консультацию по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставив заявку ниже.